从4个方面谈谈:企业管理信息化变革

2019-04-17

信息技术的发展日新月异,从office等办公软件的应用,到大数据概念的提出,在它们的影响下,人们的工作和生活产生了翻天覆地的变化。传统企业的管理理念和管理模式也不再适用于新的时代,如何进行变革避免被淘汰成为企业生存的重大课题。

1. 信息技术条件下企业管理面临的挑战

在知识经济浪潮的影响下,企业管理信息化的趋势不可阻挡,但也给不少企业的管理变革带来了新的挑战,这使得企业在借助信息技术提高竞争力的过程中受到阻碍。

1.1 社会信息技术人才无法满足企业需要

据原信息产业部公布的数据来看,截止到2008年,中国IT人才的需求每年至少在40万人以上,仍有超过1000万人将投入信息技术岗位。[9]从趋势上看,近年来的信息技术人才的缺口也只会越来越大。

我国信息技术人才培训的质量也有待提高。以传统高校为例:学科的选择集中在计算机及相关学科,设立的学科范围不够广。在教学方向上,高校也更侧重对学术性人才的培养,忽略了职业化培养。而对一些新兴IT学科教育的建设也存在盲点,教学科目的选择太过随意,彼此没有足够的相关性,在师资上也往往是从原本的IT类学科上调用教师,导致教学不够专业。

1.2 企业对信息化建设的重视程度不够

大量的中小企业的信息化建设程度不够,一些传统制造业类型的企业并没有享受到信息技术发展带来的便利,譬如他们当中有一些迄今为止依然依赖传统的人力营销,甚至没有建立企业推广网站,更不用说其他的现代化运营手段。[10]

另外,企业的信息化建设资金不足也是一个严重问题。据国家经贸委经济信息中心对300家国家重点企业的问卷调查,有70%的企业认为企业对信息化投资不足。与发达国家大企业在信息化上的投入占总资产8%-10%的水平相聚甚远。[11]没有充足的建设资金,管理信息化的建设和维护如何能得到保障。

1.3 企业对信息化管理的认知程度不深

目前许多企业出现了一种情况,花费了大额资金购买ERP等软件系统,但发挥的作用却微乎其微,似乎信息技术的发展对本行业并没有太大的益处。但这其实是他们的企业管理层在管理理念上没有跟上潮流,企业管理的信息化不仅仅要求企业在运作过程中使用信息技术,更要求企业利用信息技术的冲击完成企业组织和业务流程的重组,从体制上适应信息化管理的环境。

2. 信息技术发展为企业管理变革创造了有利条件

基于信息技术的发展,企业原有工作方式发生了翻天覆地的变化。从office等办公软件的普及,到ERP、CRM等系统软件逐渐取代人工工作方式,再到"大数据时代"的到来,加上信息技术人才的不断发展,企业管理的信息化变革逐渐有了充分的条件。

2.1 ERP、CRM、SCM等系统软件有助于提高企业竞争力

在网络经济时代,现代企业管理信息化的重点,便是供应链管理、企业资源规划和客户关系管理这3种现代企业管理的思想和模式。它们基于世界经济发展和管理技术、信息技术的不断发展而变化,对企业提高自身竞争力有着不可替代的作用。

2.1.1 ERP( Enterprise Resources Planning,企业资源规划)

ERP是企业资源规划不断智能化的产物,它是上世纪90年代一家美国的IT公司提出的先进概念。ERP包含了客户/服务框架、应用开放系统运作管理、使用图形用户接口和报告调整功能,从而保证实现在全公司内的业务信息共享。

通过利用最先进的IP技术,从客户下订单开始,到采购、生产,直至销售,都可以由ERP进行协调规划,最终实现物料、财务、人力和信息资源管理的一体化。

ERP大体可以分为三个模块:

(1)市场营销模块

它是支持企业市场营销和管理控制的模块,包括标准化的代码、文档、数据库以及审计和数据集成。标准化代码针对用户而提出,使每个用户都有自己独一无二的鲜明标志。标准化文档与审计部分密切相关,揽概了分期发货、付款退货、退款等工作,标准化的数据库则是支持标准代码和文档系统。

数据集成是最重要的组成部分,它将数据库中的代码、文档等信息,比如销售记录、财务状况等,整合成为一体,为企业管理成本信息提供直接的数据来源。

(2)财务会计模块

它的主要作用是将实际发生的经济活动的会计交易制成会计凭证,做出明细账和总账之后形成财务报表,为企业提供数据分析和经济决策凭据,从而实现企业对经济决策的预测。[1]

财会模块一般包括以下几种子系统:

生产规划模块,这主要是为工厂部分提供的,它为企业提供物料、车间、库存等方面的信息,并通过销售预测和需求分析两个子系统实现对生产计划的支持。

(3)人力资源模块

它通过对企业中的岗位职能、薪酬、福利等子系统的统合,实现ERP对人力资源部门的支持。岗位的调动和空缺情况会影响各部门的实时工作量,薪酬和福利则与员工工作的积极性息息相关,而ERP系统则可以有效地保证信息的及时更新和排布。

面对知识经济时代的冲击,ERP目前对企业的主要影响是:

  1. 强调市场占有率、市场竞争力和获取最大利润的主要目标;
  2. 主张"客户为先"的管理思想,着重对市场的分析和判断;
  3. 促进企业使用电子商务、物流系统、资本控制等相应的管理软件。

2.1.2 CRM(Customer Relationship Management,客户关系管理)

CRM是以客户价值为核心,利用信息技术实现保持客户与企业之间的良好合作关系,使客户、竞争、品牌三要素相协调,实现共赢局面的管理辅助软件系统。它的最终目标是提升企业竞争力,不断挖掘新的合作关系,实现企业的销售收入持续增长。CRM系统能实现对客户基本数据的记录跟踪,对订单的流程跟踪,对市场的划分和趋势分析,并逐步实现业务流程的自动化。

CRM也可以分为4个模块:

(1)市场管理模块

它能够辅助专家对客户和市场进行全面分析,并进一步细分,得出高效的策划结论,指导销售部门的工作。对专家而言,市场管理模块可以进行对客户、产品和市场信息的复杂分析,协助给出高效的管理策略。除此之外,市场管理模块还可为销售人员、售后和客服工作这提供产品、报价等关键信息,方便他们为客户进行服务。

(2)销售管理模块

顾名思义,此模块主要为销售人员服务,它把企业在销售流程中的所有环节进行整合,包括客户账目和销售渠道等,从而建立一条以客户为导向的流程线。销售管理模块可以保证每一个销售代表都能够及时获取相关客户的基本信息、账户信息,以及企业内部发布的产品和价格信息,从而保证了销售代表可以与客户达成更有效的交流,促进交易成功率的提升。

(3)服务管理模块

这个模块主要为客服工作者提供便于使用的辅助工具和信息,比如:服务需求、服务环境、多种问题解决方案,从而提供客服代表的服务效率和服务能力,并准确捕捉服务中出现的问题,最终延长企业的客户生命周期。

(4)客户管理模块

此模块着重于对企业所有客户资源的集中管理,包括客户基本信息查询、客户消费能力分析等,帮助建立客户全方位视图,最终延长客户生命周期,挖掘客户潜力。

CRM本质上是面向企业应用的管理信息系统,只有主动展开住址架构,对客户信息进行集成,才能实现客户活动的综合管理。

2.1.3 SCM(Supply Chain Management,供应链管理)

为了企业成长及增进股东权益,企业必须外包非核心工作、减少存货以降低成本。企业需要应用现代软件技术整合供应链。 通过SCM,客户、合作伙伴可以实时了解供应链上的程序信息,并同步进行供应链上的活动。[2]因此供应链管理系统着重于整个供应链和供应网络的优化。

一般来说,SCM系统有5个主要模块:

  1. 生产管理模块,此模块是SCM系统软件的重点,因为生产模块必须与对应的生产业务相匹配,要在满足大多数企业需要的同时有局部更改的可能。从物料清单的编制,到采购过程的实施,再到生产计划的制定,生产模块必须都有相关信息的及时更新。同时生产管理模块应当具备简洁适用的特性,帮助工作人员提高相关数据的核算准确度。
  2. 采购管理模块,为了及时、准确、有效地控制企业所需的各种物料,快速下达采购计划,同时节省采购资金,提高经济效益,整个采购业务需要极大程度得依赖SCM系统软件。并且采购模块的信息应当与仓储和生产信息及时匹配。
  3. 配送管理模块,此模块负责集成配送环节中的分单、送货、及相关人员信息等。通过与订单管理、仓储的协调,及时安排商品出库,从而节省物流运输成本,提高配送速度,最终达到较高的客户满意度。此系统通过取代人工操作节省成本,同时有效监控物流信息。
  4. 仓储管理模块,它是供应链管理的重点。通过实时监测仓储利用程度,以及对仓储利用率的预测,可以最大限度的控制库存成本。同时在实际运营中,系统软件对仓储工作人员及时地录入、更新仓储信息有极大的帮助。
  5. 供应商管理模块,对供应商的注册信息、审核信息以及信息维护,都在此模块进行。采购部门可以通过此模块提供的信息进行与供应商信息的核对,并与ERP中的相关信息实现匹配,避免重复操作。[3]

SCM通过网络为企业提供更多的采购源,同时通过控制库存成本,及时匹配生产和采购、配送部门的物料和产品信息,最终达到减少企业运营成本的效果。

2.2 大数据应用成为企业管理变革的助推器

大数据,或者说海量数据,指的是软件工具难以查找、捕捉和管理的,需要更强洞察力和流程处理能力的大容量数据,它们往往以“TB”为单位。

早在1980年,著名未来学家阿尔文 托夫勒便在《第三次浪潮》一书中,将大数据热情地赞颂为“第三次浪潮的华彩乐章”。而在2008年谷歌10周年庆典上,大数据的概念就已经被提出,称为“Big Data”。

已有专家预计,在信息化社会,到2020年,全球以电子形式存储的数据量预计将达到35ZB,而这其中,企业数据正在以55%的速度逐年增长。[4]对企业而言,随着信息时代的到来,过去基于信息不对称建立的封闭企业管理模式已经不能适应发展潮流了,面对海量的数据,企业必须变革,逐步适应使用大数据处理系统。